Menu
088-Ambrero (088-2627376)
VUmc; van Excel database naar internationale begroting tool

Van Excel database naar internationale begroting tool

Het was tijd voor innovatie toen de Excel koning bij VU/VUmc vertrok en het, met de jaren enorm uitgebouwde, bestand af en toe de verkeerde uitkomsten gaf. Al snel bleek dat er geen bestaande software bestond ter ondersteuning van het begrotingsproces voor grote internationale subsidieaanvragen. Dus kregen wij de opdracht om hiervoor een webapplicatie op maat te maken.

Een tijdrovend proces

In de oude situatie gebruikten de projectleiders van VU/VUmc het Excelsheet om een begroting op te stellen voor grote subsidieaanvragen bij de Europese Commissie. Alle financiële gegevens van de partners, soms wel twintig partijen, werden erin verwerkt. Een enorm tijdrovend proces, dat lang niet altijd een begroting gaf die voldeed aan de eisen van de subsidie verlenende partij.

Efficiënt werken, zonder risico en met veel gemak

Na een agile ontwikkelperiode van vier maanden staat er een webapplicatie die dit proces een stuk gemakkelijker maakt. De projectleider start nu een project en maakt de verschillende werkpakketten voor de deelnemende partners aan. Vervolgens krijgen zij een digitale uitnodiging om input te leveren inclusief deadlines en herinneringen. De projectleider heeft inzicht in de totale begroting en de voortgang van het project.

Het resultaat voor VU/VUmc met de komst van deze webapplicatie is:

  • Professionalisering
  • Kwaliteitsbewaking
  • Risico afdekking
  • Gemak en gebruiksvriendelijkheid
  • Tijdsbesparing
“Iedereen die de tool voor het eerst ziet is enthousiast over het design van de interface. Strak, duidelijk en up to date”.
Linde van Ittersum, subsidieadviseur bij VU/VUmc


Een webapplicaties die onderzoekers het leven makkelijker maakt

Linde van Ittersum, subsidieadviseur bij VU/VUmc, geeft aan wat de grootste winst is met de ingebruikneming van de webapplicatie. “Een onderzoeker is het liefst bezig met onderzoeken, niet met financiën, projectvoorwaarden en regelgeving. Ambrero heeft complexe materie eenvoudig gemaakt met een tool die tevens ondersteunt. De projectleiders worden online begeleid door te zien wat de volgende stap is in het proces, met een checklist en voorbeelden van wat collega’s hebben ingevuld. Ook staan alle adviezen, die ik voorheen per project gaf aan de onderzoekers en financieel adviseurs, al in de applicatie.”

“Door de open communicatie bij Ambrero heb ik fijn en zeer effectief gewerkt aan dit project. Ik voel me echt thuis bij hen op kantoor.”
Linde van Ittersum, subsidieadviseur bij VU/VUmc


Agile werkwijze; open communicatie en voortschrijdend inzicht

De tool is agile ontwikkeld en met veel ruimte voor creativiteit en voortschrijdend inzicht. “Ik vond deze aanpak erg fijn. Mede hierdoor ging het over de inhoud en niet over de poppetjes en het proces”, aldus Linde. “Door de interactie tussen het ontwikkelteam en mij, en de ondersteunende middelen voor communicatie die Ambrero gebruikt, werd ik goed meegenomen in het proces".

Factsheet

Looptijd ontwikkeling4 maanden
TechniekSpring framework, Java, Single page application, HTML5, CSS3 en Javascript
Aantal ontwikkelaars3
Aantal gebruikers975 tot 1300 per jaar
Meer over de techniek

Wilt u nog meer weten?

Bel dan met Bart Matthaei, mede-eigenaar van Ambrero. Of stuur direct een e-mail zodat we in contact kunnen komen.

Bart Matthaei
Bart Matthaei
directie & sales
088-2627376

Enkele klanten

Ziggo logo GATSO logo Mylaps logo KPN logo