MEA-NL in detail

Al keer aangevraagd!

Wil je meer informatie over digitaliseren en verbinden van bedrijfsprocessen en deze case? We hebben een uitgebreide casesheet voor je, met visuals, infographics en meer informatie over het team. Vraag hem nu aan.

De achterliggende techniek Wireframes & visuals van het ontwerpproces Het projectteam
U bent iets vergeten in het formulier. Vul de gemarkeerde velden aan.

Vraag nu gratis aan

Bericht verzonden

Bedankt voor je bericht. We sturen je de casesheet zo snel mogelijk.

 

Casesheet Ambrero
Cases VUmc

Van Excel database naar internationale begroting tool

Een webapplicatie die de gebruiker ondersteunt in het gehele proces en tijd bespaart

Het was tijd voor innovatie toen de Excel koning bij VUmc vertrok en het, met de jaren enorm uitgebouwde, bestand af en toe de verkeerde uitkomsten gaf. Al snel bleek dat er geen bestaande software bestond ter ondersteuning van het begrotingsproces voor grote internationale subsidieaanvragen. Dus kregen wij de opdracht om hiervoor een webapplicatie op maat te maken.

Het probleem

Een foutgevoelig en tijdrovend proces

In de oude situatie gebruikten de projectleiders van VUmc het Excelsheet om een begroting op te stellen voor grote subsidieaanvragen bij de Europese Commissie. Alle financiële gegevens van de partners, soms wel twintig partijen, werden erin verwerkt. Een enorm tijdrovend proces, dat lang niet altijd een begroting gaf die voldeed aan de eisen van de subsidie verlenende partij.

De opdracht aan Ambrero

Procesautomatisering en kwaliteitsbewaking

Een fijne klus voor het Ambrero team:

  • Automatiseer het proces van subsidieaanvragen
  • Kwaliteitscontrole om te voldoen aan de subsidie-eisen

Ambrero heeft veel ervaring met het automatiseren van een, uit de hand gelopen, Excel database. Een klus waar we absoluut warm voor lopen.

Onze oplossing

Een webapplicatie die je stap voor stap door het proces leidt

Na een agile ontwikkelperiode van vier maanden is Excel vervangen door een gebruiksvriendelijke webapplicatie. Deze leidt de verschillende gebruikersgroepen stap voor stap door het proces van de internationale subsidieaanvragen.

  • De projectleider maakt een project aan met verschillende werkpakketten voor de partners.
  • De partners krijgen een digitale uitnodiging om input te leveren inclusief deadlines en herinneringen.
  • De projectleider heeft inzicht in de totale begroting en de kosten die binnen de looptijd gemaakt worden.

De projectleiders worden online begeleid door te zien wat de volgende stap is in het proces, met een checklist en voorbeelden van wat collega’s hebben ingevuld. Ook staan alle adviezen, die ik voorheen per project gaf aan de onderzoekers en financieel adviseurs, al in de applicatie.”, aldus Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc.

Iedereen die de tool voor het eerst ziet is enthousiast over het design van de interface. Strak, duidelijk en up to date.
Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc  Linde van Ittersum
Het resultaat

Het projectresultaat: een begrotingstool die het leven van onderzoekers makkelijker maakt

Kwaliteitsbewaking

VUmc levert begrotingen af die voldoen aan de subsidie-eisen.

Gebruikerstevredenheid

De gebruikers worden ondersteunt door de tool met herinneringen, voorbeelden en adviezen.

Tijdsbesparing

Een aanvraag gaat gemiddeld twee keer sneller via de begrotingstool.

Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc, geeft aan wat de grootste winst is met de ingebruikneming van de begrotingstool. “Een onderzoeker is het liefst bezig met onderzoeken, niet met financiën, projectvoorwaarden en regelgeving. Ambrero heeft complexe materie eenvoudig gemaakt met een tool die tevens ondersteunt. Het maakt ons leven een stuk makkelijker!

Ook bedrijfsprocessen optimaliseren?
Van Excel database naar internationale begroting tool
Van Excel database naar internationale begroting tool

VUmc..

had een looptijd van 4 maanden

gebruikt technieken als Spring framework, Java, Single page application, HTML5, CSS3 en Javascript

is gemaakt door het scrumteam Sebastiaan, Willem en Erwin

Snel de markt op met je SaaS applicatie?
Of wil je meer over ons weten?

Bel nu met Bart Matthaei, mede-oprichter van Ambrero. Komt het nu niet uit? Laat dan gewoon je bericht achter.

Bart Matthaei

Directie & sales

Email

.. of laat je gegevens achter en wij nemen contact met je op.

Je bent iets vergeten in te vullen.

Bericht verzonden

Bedankt voor je bericht. Je hoort snel van ons!