Prioriteiten stellen in maatwerk softwareprojecten; 4 valkuilen

Het stellen van de juiste prioriteiten is essentieel voor het succes van je product. In dit blog gaan we in op technieken om op een rationele manier prioriteiten te stellen bij softwareprojecten. Maar eerst een introductie over de valkuilen die in de praktijk op de loer liggen.

Je idee voor het verbeteren van een bepaald bedrijfsproces met maatwerksoftware (zoals beschreven in ons vorige blog) is opgepakt. Als product owner weet je precies wat je wilt bereiken; je ziet de applicatie als het ware al voor je en gaat met een scrumteam aan de slag.

Allereerst stel je vast hoe je Minimum Viable Product (MVP) eruit gaat zien. Je wilt natuurlijk met een eerste versie van het product komen die genoeg toegevoegde waarde biedt. Maar hoe zorg je ervoor dat je ook daadwerkelijk het maximale uit het MVP haalt? En is de toegevoegde waarde voor al je stakeholders gelijk?

Prioriteiten stellen in softwareprojecten

Als opdrachtgever neem je in een agile project de rol van product owner in. Je vertegenwoordigt de verschillende stakeholders. De weg naar het Minimum Viable Product is er een van cyclisch repeterende sprints. Bij elke sprint bepaal je de prioriteiten van de user stories op het backlog.

Ondertussen krijgen de stakeholders de eerste demo’s te zien en krijg je ongetwijfeld een hoop input, die niet altijd met elkaar in lijn is. Hoefde je eerst alleen je eigen prioriteiten te ordenen, nu heb je te maken met allerlei verschillende belangen. Bovendien zorgt voortschrijdend inzicht ook voor nieuwe input op:

• functionaliteit
• rendabiliteit
• stabiliteit

Om toch tot een goed MVP te komen, is het belangrijk de prioriteiten steeds goed vast te stellen en te bewaken.

Valkuilen bij prioritering

Als Product Owner ben je een belangrijke schakel in het Scrum proces. Wanneer er enige frictie ontstaat, bijvoorbeeld bij tegenstrijdige belangen of wanneer het budget of de planning onder druk staan, wordt het lastiger om de juiste prioriteiten te stellen. De afgelopen jaren hebben we situaties gezien waarin het lastig was om een scherpe blik te houden. We onderscheiden de volgende 4 valkuilen:

1. Je probeert iedereen te vriend te houden
Als je aan ieders belangen tegemoet wilt komen dan resulteert dat vaak in een algemeen product waarvan de essentie onduidelijk is. Daarom is het goed vooraf je productvisie te formuleren, waarin je de behoefte van je doelgroep aan de doelen van je product koppelt. Deze productvisie is een belangrijk instrument om de juiste afweging te maken. Durf stelling te nemen: als Product Owner moet je kiezen welke belangen de meeste waarde toevoegen. Het is dus ook belangrijk dat je dat mandaat hebt.

2. Je denkt teveel vanuit de functionaliteit
Je kent het werkproces vanuit de organisatie en wilt alles met de applicatie ondersteunen. Daardoor heb je wellicht minder oog voor ‘randzaken’ die de functionaliteit ondersteunen. Hoe gaat de gebruiker zijn weg vinden in de nieuwe applicatie, wat zijn de supportmogelijkheden? Ik noem het randzaken, maar dit zijn wel zaken die meewegen bij het uiteindelijke succes van het product. Je kunt beter de randzaken direct meenemen gedurende de ontwikkeling van functionaliteit dan dat je deze achteraf gaat toevoegen.

3. Je wilt dat alles perfect werkt
Hier gaat de bekende 80/20-regel op: de laatste 20% kost 80% van je tijd. Als je werkt volgens de MVP-strategie is dat niet wat je wilt: de truc is om je te blijven focussen op datgene wat de meeste business value oplevert.

4. Je bent overtuigd van je eigen gelijk
Natuurlijk weet je goed hoe de markt in elkaar steekt of wat er speelt op de werkvloer. Maar jouw perspectief is niet dat van de gebruiker. Als je in je eentje de prioriteiten stelt voor nieuwe software, heb je grote kans dat je ingehaald wordt door de eerste feedback van de gebruikers. Het devies luidt dus: release early, release often. Oftewel: behoud een open blik door in vroegtijdig stadium gebruikers te betrekken. Dit kun je doen door te zorgen voor een prototype en daarmee te experimenteren. Wat je daarvan leert, heeft invloed op je prioriteiten.

Tot slot

Een softwareproject heeft de grootste kans van slagen wanneer de Product Owner alle belangen weet te vertalen naar heldere prioriteiten. Dat die prioriteiten binnen het scrum traject veranderen is prima: je wilt immers gebruikmaken van voortschrijdend inzicht. Maar laat de momentopname niet doorslaggevend zijn. Daarom is het essentieel dat je regelmatig reflecteert op je prioriteiten. In wiens belang zijn de prioriteiten gesteld? Zijn de prioriteiten wel in lijn met de productvisie? En ligt de focus nog wel genoeg op de creatie van gebruikerswaarde? Neem een stapje terug en kijk of je niet toevallig in een van de genoemde valkuilen bent gestapt!

In een volgende blog gaan we dieper in op de productvisie en bespreken we drie methodes om het backlog te prioriteren.