Excel vervangen voor een applicatie

Regelmatig benaderen bedrijven ons met de vraag of we hun Excelsheet kunnen vertalen naar een webapplicatie. Het gebruik van Excel is lange tijd praktisch geweest, maar levert inmiddels functionele, praktische of technische problemen op. Een concreet vraagstuk waar je als software wel wat mee kunt. We zien veel overeenkomsten tussen deze projecten: de wens om een automatiseringsslag te maken heeft vaak dezelfde redenen. In deze blog een uiteenzetting van redenen om Excel te vervangen voor een applicatie.

Excel: in de eenvoudigste versie een rekenblad met een x-as en een y-as. Maar een rekenblad is Excel al lang niet meer: toegevoegde rekenfuncties, macro’s, en scripts hebben bedrijven de mogelijkheid gegeven om eenvoudige automatiseringsslagen te maken. Elk bedrijf heeft wel iemand die handig is met Excel. En als die er niet is dan is er wel een broer of zoontje die veel van Excel of Access weet.

“De drempel om Excel als database te gebruiken is laag.”

De drempel om Excel te gaan gebruiken als database, voor planning, of als rapportagetool is daarmee laag: je kunt in kort tijdsbestek (en tegen geringe kosten) al van start met je idee. Perfect dus om mee te starten en aangezien je makkelijk wijzigingen kunt aanbrengen levert het ook veel flexibiliteit op om je idee bij te schaven. Waarom dan tóch de vraag om de Excelsheet te vervangen voor een applicatie?

Wat is dan het probleem?

Wat je vaak ziet is dat de Excelsheet door de jaren heen steeds groter en complexer is geworden. We komen vaak sheets tegen waar we met bewondering naar kijken: complete rekensheets waarmee complexe begrotingen gemaakt worden, bestanden waarin de productieplanning of validatie van meetgegevens wordt bijgehouden. De grenzen van Excel worden opgezocht met VBA scripts (visual basic for application) en via ODBC (open database connectivity) worden verschillende bronnen met elkaar verbonden. ‘Hoe is het mogelijk dat ze Excel zó ver naar de hand hebben kunnen zetten,’ vragen wij ons vaak af!

Bedrijven hebben verschillende redenen om hun Excel-applicatie te vervangen. We lichten er enkele uit:

1. Traagheid door complexiteit

Excelsheets met 50 kolommen en 25 verschillende tabs zijn geen uitzondering meer. De kracht van Excel is dat je berekeningen vrij eenvoudig over verschillende datasets kunt laten lopen, en dat berekende gegevens automatisch hun doorwerking kunnen hebben op andere getallen. Maar je kunt je voorstellen dat deze kracht bij grote hoeveelheden regels zijn beperkingen kent: de hoeveelheid rekenwerk loopt snel op evenals de rekentijd.

2. Overwegingen vanuit continuïteit

Wat we veel tegenkomen is dat de Excelsheet die in het begin relatief eenvoudig was, maar dat er gaandeweg de tijd functionaliteiten aan zijn toegevoegd. De sheet is als het ware met het bedrijf meegegroeid. Dat brengt altijd extra complexiteit met zich mee, en soms heeft eigenlijk niemand meer het totaaloverzicht meer over de algehele werking van de tool. Onder het motto “Don’t touch it if it ain’t broken” worden de mogelijkheden voor verdere aanpassingen steeds beperkter, terwijl het bedrijf in toenemende mate afhankelijk is van de Excelsheet. De combinatie van verwaterde kennis en een groeiende afhankelijkheid zorgt ervoor dat aanpassingen steeds grotere risico’s met zich meebrengen. De continuïteit komt daarmee in gevaar.

3. Geen overzicht meer

Een Excelsheet is weliswaar een krachtige tool voor het vastleggen en doorrekenen van onder meer financiële gegevens, maar het rekenblad blijft de basis: je hebt een x-as en een y-as tot je beschikking en daarmee moet je het doen. Het gevolg is dat er enorme sheets ontstaan waarin het lastig is om het overzicht te houden. Natuurlijk, je kunt meerdere tabs gebruiken, maar ook dergelijke spreiding van gegevens komt de gebruikersvriendelijkheid niet ten goede.

“Bij teveel data raak je het overzicht kwijt.”

Recent kwamen we bij een bedrijf dat allerlei templates had gemaakt voor rapportages. Er was weliswaar een centrale map ingericht waar de templates stonden opgeslagen, maar medewerkers waren geneigd om hun eigen draai te geven aan de Excelsheets. Uiteindelijk ontstond de situatie dat niet iedereen dezelfde versie gebruikte en daarmee ontstonden er verschillen in de analyse en rapportage.

4. Multi-user gebruik in Excel

Een probleem dat vaak speelt is dat meerdere medewerkers in dezelfde Excelsheet werken. Dat geeft regelmatig conflicten: de ene medewerker kan de Excelsheet niet gebruiken zolang de andere medewerker de sheet open heeft staan. We zijn ook voorbeelden tegengekomen waarbij medewerkers een kopie van de sheet maakten. Dat is niet handig in het geval dat de Excelsheet wordt gebruikt als centrale database of archief: iedereen moet immers werken met dezelfde gegevens. Het gevolg was dat de sheets in een later stadium moesten worden samengevoegd.

Een andere kwestie is het historisch perspectief: het loggen van wijzigingen is niet het sterkste punt van Excel. Zeker wanneer je met een team samenwerkt is het lastig om de verantwoordelijkheden te borgen en teamleden inzicht te geven in de mutaties die door te tijd heen worden gedaan. We zijn bijvoorbeeld een situatie tegengekomen waarbij Excel gebruikt werd als planning tool. Het team wilde meer vat krijgen op de planning en de wijzigingen die er in de loop van de tijd werden gedaan. Met de groei van het team hadden ze te weinig inzicht meer in het verloop van de planning. De behoefte ontstond om te registreren wie de planning had bijgewerkt en waarom die wijzigingen waren gedaan. Daarnaast moesten medewerkers natuurlijk op de hoogte wordt gesteld dat de planning gewijzigd was. De groei van het team zorgde dus voor aanvullende wensen die niet meer haalbaar waren binnen Excel.

5. Toegankelijkheid in Excel

De toegankelijkheid van Excelsheets is beperkt. Ondanks de Excel apps is het lastig om gegevens mobiel aan te passen. Een complex bestand openen op een smartphone om gegevens toe te voegen? Wij zien het niet vaak gebeuren. Terwijl bedrijven vaak wel de wens hebben om informatie altijd en overal te kunnen aanvullen en delen.

De redenen om Excel te vervangen voor een applicatie op een rij:

• traagheid door complexe of grote bestanden
• groeiende afhankelijkheid van de Excelsheet
• geen overzichtelijke workflow
• met meerdere collega’s realtime werken in één bestand is niet mogelijk
• mobiel data aanpassen en delen is zeer beperkt

En bedenk dit: alle gegevens die worden toegevoegd aan een werkblad, worden handmatig bijgevoegd. Dat kost tijd. Evenals het visualiseren van de data. Een grafiek tonen vraagt ook om een aantal handelingen. Geen input en output gaat automatisch. Daarnaast is het handmatig invoeren van data ook foutgevoelig.

Deze problemen kunnen worden ondervangen door de Excelsheet te vervangen door een applicatie. In mijn volgende blog informeer ik je over de aandachtspunten die er zijn bij de conversie naar een applicatie!

Wanneer vervang jij Excel voor een applicatie?